Personopplysninger og personvern

Vern av personopplysninger

Personvern og sikkerhet er viktig for oss. Vi har satt i gang et systematisk arbeid for å tilpasse oss de nye reglene.

Modum kommune er opptatt av å beskytte dine personopplysninger. Ny personopplysningslov - også kalt GDPR trer i kraft juli 2018. Kommuner og firmaer har bare lov å behandle personopplysninger om deg dersom ett av følgende vilkår er oppfylt:

  • det er krav om det i lov eller forskrift
  • kommunen skal sikre en rettighet du har
  • du har gitt klart samtykke til det

Når kommunen behandler personopplysninger, skal du (den registrerte) alltid få vite hvilke data som behandles, hva opplysningene brukes til, og når opplysningene blir slettet. Det betyr blant annet at du har rett til:

  • at bruken av dine personopplysninger blir begrenset mest mulig
  • å få innsyn i hvilke personopplysninger som behandles om deg innen 30 arbeidsdager
  • å korrigere opplysninger hvis de ikke er korrekt

Datatilsynet gjennomgår dine rettigheter.

Dersom du vil klage over noe som gjelder behandlingen av dine personopplysninger, kan du henvende deg til kommunens personvernombud, eller du kan klage til Datatilsynet.

 

Hovedreglene i forordningen finnes hos datatilsynet

Lovteksten (forslag til ny personopplysningslov)

Personvernombud

Personvernombudet veileder virksomheten slik at personopplysninger blir behandlet på en god måte og i tråd med regelverket.
Har du spørsmål om hvordan kommunen behandler dine personopplysninger, kan du kontakte personvernombudet.

Ombudet er innbyggerne og de ansattes kontaktperson når det gjelder behandling av personopplysninger.
Dessuten er ombudet kommunens rådgiver når det gjelder databeskyttelse.

 

Kontakt

Hege Fåsen er personvernombud i Modum kommune. Du kan kontakte henne  på e-postadressen:
hege.fasen@modum.kommune.no

 

Taushetsplikt
Personvernombudet har taushetsplikt, og kan ikke motta direkte instruksjoner fra kommuneledelsen.
Personvernforordningens artikkel 38, punkt 4, slår fast at "de registrerte kan kontakte personvernombudet angående alle spørsmål om behandlingen av deres personopplysninger og om utøvelsen av de rettighetene de har i henhold til denne forordningen."


Ombudets oppgaver
Datatilsynets veileder om personvernombudets arbeidsoppgaver.

Personvernerklæring for elektroniske skjermdialoger

Definisjoner (ref. personopplysningsloven §2)

  • Personopplysning: Opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson
  • Behandlingsansvarlig: Den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke hjelpemidler som skal brukes (mottakende instans)
  • Databehandler: Den som behandler personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige

Denne erklæringen redegjør for hvordan personvernet ivaretas av Modum kommune som databehandler og behandlingsansvarlig av personopplysninger. Ved bruk av våre elektroniske løsninger, ønsker vi at du skal føle deg trygg på at gjeldende lover og regler følges.

Sikker behandling av dataene vil til enhver tid dokumenteres etter gjeldende bestemmelser. De innsamlede opplysningene om deg behandles på samme måte som om du hadde sendt inn et papirskjema.

 

Lov om behandling av personvern

Denne personvernerklæringen følger bestemmelsene i Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven) av 01.01.2001 med tilhørende forskrift.

 

Personopplysninger

Samtykket av personvernerklæringen gis som godkjenning av våre retningslinjer for personvernet og som samtykke for behandlingsmåten av opplysningene. Personvernerklæringen må samtykkes hver gang du skal sende en søknad.

 

Lagring av opplysninger

Opplysningene du har tastet inn vil ikke være tilgjenglige for mottaker, Modum kommune, før du bestemmer deg for å sende inn søknaden. Når du har valgt innsending, har du samtidig samtykket i at Modum kommune kan motta og lagre disse opplysningene.

 

Sikker linje

Alle opplysninger som overføres mellom din datamaskin og kommunens server foregår over sikker linje (HTTPS).

 

Rett til innsyn og rett til sletting av personopplysninger

Du kan når som helst be om å se opplysningene vi har registrert om deg. Dette gjør du ved å rette en henvendelse til Modum kommune. Dersom du finner opplysningene unøyaktige eller ufullstendige, kan du kreve å få opplysningene slettet.

 

Unnlatt samtykke

Dersom du ikke samtykker i at personvernet er godt nok ivaretatt, vil du ikke kunne benytte våre elektroniske søknadsskjemaer. 

 

Henvendelser

Dersom du har spørsmål vedrørende personvernerklæringen, er du velkommen til å ta kontakt med kommunen.

Offentlighet, innsyn og postlister

Modum kommune praktiserer meroffentlighet, og gjør informasjon mest mulig tilgjengelig.

Retten til innsyn i offentlig virksomhet er et grunnleggende demokratisk prinsipp som er nedfelt i Offentleglova. Hovedregelen i loven er at alle saksdokumenter i offentlig virksomhet er åpne for innsyn.

Dette betyr at henvendelser inn til kommunen - og svar vi gir ut - blir registrert i våre fagsystemer (journalført) og publisert i våre offisielle postlister. Inkomne brev og e-poster som er arkivverdige er å anse som offentlige henvendelser til kommunen, og vil bli vist på postlistene.

Journalposter med dokumenter som er unntatt offentlighet, er merket med aktuell lovhjemmel for unntaket.

 

Klagemulighet

Hvis kravet ditt blir avslått, skal kommunen vise til den bestemmelsen som er grunnlaget for avslaget. Kommunen skal også opplyse om klageadgangen og klagefristen. Fylkesmannen er klageinstans, men klagen skal sendes til kommunen. Du har også klagerett hvis du ikke har fått svar innen fem arbeidsdager etter at kommunen har mottatt kravet. Dette regnes da som et avslag.

Klagen skal avgjøres så snart som mulig. I tilknytning til klagebehandlingen kan Fylkesmannen også bestemme at dokumentet skal gjøres kjent eller delvis etter regelen om merinnsyn.

Logging og statistikk

Modum kommune loggfører IP-adresser som besøker våre servere, for å kunne være i stand til å utføre teknisk feilsøking. Datagrunnlaget benyttes ikke til andre formål, og forsøk på å identifisere enkeltpersoner ut fra disse loggene forekommer ikke. Serverloggene slettes etter kort tid, og det arbeides med å standardisere denne tiden i henhold til Datatilsynets skjønnsmessige vurdering.
Modum kommune benytter statistikkverktøy for å beregne brukertall og trafikk på våre tjenester slik at vi kan utvikle og forbedre nettjenestene våre gjennom å forstå hvordan de anvendes. Selv om statistikkverktøyene varierer i hvilken detaljeringsgrad de har på sine tjenester, så har ikke Modum kommune tilgang til rådata, kun oppsamlede data som ikke identifiserer enkeltbrukere.

Tredjepart

Modum kommune videredistribuerer ikke personopplysninger til andre aktører uten brukerens samtykke, utover det som måtte følge av normal indeksering av søkemotorer og andre normale automatiske netttjenester. Modum kommune forbeholder seg retten, i tråd med personopplysningslovens §8, til å videresende informasjon om brukere til politiet eller andre offentlige myndigheter der det skulle være mistanke om kriminalitet.