For ansatte

Informasjon for nyansatte

På denne siden finner du informasjon som kan være nyttig for deg som myansatt i Modum kommune

Hvert år arrangerer Modum kommune en nyansatt dag. Dagen starter i kommunestyresalen på rådhuset der får man informasjon om de ulike etatene og generelt hva som skjer i kommunen. Det blir satt opp en busstur så man blir kjent med hele kommunen. På turen får man informasjon om hvor de ulike bygningene og hvor de forskjellige enhetene holder til. 

     nyansattdag.jpg

Presentasjon rådmann

Presentasjon teknisk etat

Presentasjon undervisningsetat 

Presentasjon kommunikasjonsrådgiver 

Presentasjon sentraladministrasjon 

Presentasjon personal 

Presentasjon kulturetaten 

Bedriftshelsetjeneste

Helsehuset Bedriftshelsetjeneste AS er Modum kommunes bedriftshelsetjeneste.

Avtalen mellom Modum kommune og Helsehuset Bedriftshelsetjeneste AS er en avtale om bedriftshelsetjeneste i henhold til Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning §§ 13-1 og 13-2. Avtalen gjelder fra 1.8.2017 til 31.7.2019, med opsjon på ytterligere 1+1 år.

 

Helsehuset Bedriftshelsetjeneste vil være ett av kommunens verktøy i det systematiske HMSarbeidet. Bedriftshelsetjenesten, med kompetanse i arbeidsmedisin/arbeidshelse, organisatorisk – og psykososialt arbeidsmiljø, ergonomi og yrkeshygiene, skal bistå oppdragsgiver ved ledelsen, arbeidstakere, arbeidsmiljøutvalg og verneombud i arbeidet med å skape sunne og trygge arbeidsforhold.

 

Helsehuset har kontor i Apalveien 1 i Geithus, og kontaktperson er Lisbeth Vesetrud. Hun kan kontaktes på telefon 960 12 191 eller på e-post lisbeth@helsehuset.kongsberg.no

 

Fot ytterligere informasjon om bedriftshelsetjenesten og beskrivelse av hva som ligger i avtalen, se Compilo.

Kontakt lønnsavdelingen

Lønnsavdelingen kan nåes på følgende måter:

Mail: lonn@modum.kommune.no

Tlf. 911 43 132 – mellom kl. 10-14 mandag til fredag

Telefonkatalog

ikon trio telefonkatalog.jpgVår telefonkatalog på nett er blitt oppgradert, og du finner den nå som et ikon på skrivebordet når du logger deg inn på "Midtfylke 2013".
Bruk ditt "kort-navn" både som brukernavn og passord.
Går man på "utforsker" kan man få opp alle ansatte og telefonnummer etats- og avdelingsvis, eller man kan bruke andre funksjoner for å søke opp navn.

 

Registreringsskjema for nyansatte/oppdatering i telefonsystemet (DOC) (PDF) (ODT)

Ansattinfo om Outlook kalender, telefonkatalog og TRIO koder (DOC) (PDF) (ODT)
(Bruk av kalender og fraværskoder)

Rutiner for avvik

Rutiner for avvik er beskrevet i HMS-styringsdel kap. 2.2. Hele HMS- styringsdel finner du her (DOC) (PDF) (ODT). Skjema som skal brukes i forbindelse med avviksmeldinger finner du her. (DOC) (PDF) (ODT)

Hva er et avvik?
Når et forhold ikke er i overensstemmelse med lover, forskrifter og interne bestemmelser på HMS- området, er det å anse som et avvik.   

Hvem skal melde avvik?
Alle ansatte har ansvar for å melde muntlige/skriftlige avvik til nærmeste overordnede. De fleste «avviksmeldinger» vil i det daglige skje muntlig. Skriftlige meldinger om eventuelle avvik må aldri erstatte vanlig normal kommunikasjon. Større og mer alvorlige avvik, eller avvik som tross muntlige meldinger ikke er rettet, meldes skriftlig.
Avvik knyttet til kommunens ytre miljø, skal meldes skriftlig.

Beskrivelse:
Alle ansatte plikter:
  - å melde fra til nærmeste overordnede når avvik oppdages.
  - å avbryte arbeidet når det ikke kan fortsette uten akutt fare for liv, helse eller ytre miljø (Jfr.AML§2-3.).

Verneombudet
Ved avvik som kan føre til akutt fare for liv og helse, skal verneombudet stanse arbeidet inntil Arbeidstilsynet har tatt stilling til om arbeidet kan fortsette, jfr. AML § 6-3. (Ekstrem prosedyre). Arbeid/tiltak som kan medføre akutt miljøskade, skal stanses inntil kompetent miljøvernmyndighet har bestemt at arbeidet kan fortsette.

Nærmeste overordnede skal:
            -  Sørge for at melding om avvik blir vurdert og behandlet.
            -  Rette opp feilen slik at liknende avvik unngås, event. videresende avviksmelding.
             - Ved skriftlig avviksmelding sende kopi til etatssjef , hovedverneombud, verneombud
               og personalrådgiver.
 

Etatssjef:
            -  Registrerer og arkiverer kopi av avviksmelding
            -  Avgjør om spesielle tiltak er nødvendige for å sikre arbeidsmiljøet og/eller ytre miljø
            -  Fastsetter tidsfrist for gjennomføring og hvem som er ansvarlig for oppfølgingen.
            -  Pålegger tiltak for å fjerne årsakene til at avviksmelding ble gitt
            -  Kontrollerer at tiltak blir iverksatt

Avviksbehandling:
Alle større avvik og avvik som krever tiltak besluttet på høyere myndighetsnivå, skal meldes skriftlig på avviksskjema. Skriftlige avvikmeldinger skal behandles i etatenes HMS- råd, og det leveres rapport til AMU-møte hvor avvikene for perioden blir diskutert.

Rutiner for varsling

På denne siden finner du informasjon om Modum kommunes rutiner for varsling. Varsling er omtalt i Modum kommunes internkontrollsystem, HMS- styringsdelen. Denne finner du her (DOC) (PDF) (ODT). Skjema for varsling finner du her (DOC) (PDF) (ODT), og Modum kommunes varslingsplakat som er gjengitt under finner du her. Varslingsplakaten bør gjøres kjent og tilgjengelig for alle ansatte i Modum kommune, og kan gjerne printes ut og henges opp på personalrom, oppslagstavler etc.

Modum kommunes varslingsplakat:

Hva er varsling?
Varsling er å gå videre med kritikkverdige forhold til noen som kan gjøre noe med det. Kritikkverdige forhold kan være mobbing, brudd på etiske eller ingerne regelverk, lovbrudd eller annen uetisk eller kritikkverdig adferd.

Hva er ikke varsling?
Det er et krav at de kritikkverdige forholdene man sier i fra om har en viss allmenn interesse og gjelder en gruppe mennesker i tillegg til en selv. En varsler er ikke en person som sier fra om trivielle forhold.

Rett og plikt til å varsle
De ansatte har rett til å varsle om kritikkverdige forhold.
De ansatte har plikt til å varlse om kriminelle forhold der liv og helse er i fare.

Varsling er positivt
Varsling er viktig for Modum kommune og for samfunnet, fordi kritikkverdige forhold kan rettes opp. Folk som er villige til å varsle er en ressurs for kommunen.

Hvem varsler du til?
Varsling skal skje forsvarlig og skal normalt følge tjenestevei, men både saken og situasjonen vil avgjøre hvordan det best varsles.

Det er alltid forsvarlig å varsle til:
- Nærmeste ledelse                        - Øverste ledelse                        - Vernetjenesten
- Arbeidsmiljøutvalget                     - Kommunens kontrollutvalg      - Offentlig tilsyn og myndigheter

Hvordan varsler du?
For din og virksomhetens del bør alle varsler være formulert skriftlig. Rutinene finnes i internkontrollsystemets styringsdel. Av hensyn til forsvarlighetskravet bør varslingen formuleres saklig og nøkternt.

Når du har varslet
Ledelsen har ansvar for oppfølging av saker som er varslet, uavhengig av hvordan og til hvem du har varslet.
- De varslede forhold skal ryddes opp i. Varsleren skal ha tilbakemelding innen 1 uke.
- Viser det seg at kritikken er grunnløs, eller baserer seg på en misforståelse, skal varsleren få en ordentlig forklaring.
- Ledelsen har ansvar for å ta vare opå både varsleren og den som eventuelt er rammet av varslet eller kritikken.

Forbud mot å straffe varsleren
Det er forbudt å straffe eller sanksjonere mot ansatte som har varslet.
Varslere som opplever slikt må orientere øverste ledelse om forholdene, som umiddelbart skal behandle saken.

Fortrolighet og anonymitet
Varslerens identitet er et forhold som skal behandles med fortrolighet av alle involverte parter, og ikke gjøres tilgjengelig uten varslerens samtykke. Varsling kan gjøres anonymt, men normalt vil åpenhet sikre bedre saksgang og et bere resultat for alle involverte parter.

Ekstern varsling
Modum kommune har lagt til rette for å varsle på en god måte. Varsling til media bør dermed være et alternativ som kun benyttes når alle andre kanaler er forsøkt uten resultat.

Visma brukerveiledninger

På denne siden finner du brukerveiledninger knyttet til de ulike modulene i Visma

Visma Timeregistrering

Ebilag (DOC) (PDF) (ODT)

Reiseregning         Info til nye bruker av elektronisk reiseregning (Expense)

Nyttig om reiseregning (DOC) (PDF) (ODT)

Skjemaoversikt - tilbud

Se mulige skjemaer her

På linken under finnes alle skjemaer som vi abbonnerer på, kun et fåtall er i bruk pr. i dag. På områder hvor vi bruker manuelle skjemaer i dag, skal vi snarest gå over til elektronisk løsning.
Se etter relevante skjemaer, og ta kontakt med Helle Skuterud, Servicetorget.

Link til Sem og Stenersen - kommune 24-7 - demoside - Ummo kommune

Oversikt over ledere

Modum kommune har utarbeidet en oversikt/katalog over alle ledere i kommunen med kontaktinfo og bilde.
Katalogen finner du HER

Handlingsveileder

forside handlingsveileder.jpgBIR – barn i rusfamilier – tidlig intervensjon

Målgruppe – barnehage og barneskole

BIR programmet er utviklet av Kompetansesenter rus – region sør (KoRus-Sør), Borgestadklinikken. Det er en videreføring av TIGRIS som har målgruppe gravide og småbarn.

«Barn som vokser opp i en familie hvor en eller begge voksne har et rusmiddelproblem, har større risiko enn andre barn for å utvikle en rekke problemer og symptomer (ulike psykiske problemer, atferdsforstyrrelser og skoleproblemer). Unge voksne som har vokst opp i rusfamilier har større risiko enn andre unge for å utvikle emosjonelle, kognitive og sosiale vansker»

«Forskning er også tydelig på at dersom vi går inn tidlig og hjelper barna og familien, så vil vi kunne hindre videre problemutvikling, og det er mindre risiko for utvikling av varige skader og problemer hos barnet.

Kommuneprogrammet Barn i rusfamilier setter fokus på hvordan fagpersoner kan identifisere og gripe inn på et så tidlig tidspunkt som mulig når barn lever i risikoutsatte livs- og familiesituasjoner»

Kilde: KorRus – Sør

Modum kommune inngikk en samarbeidsavtale med KoRus-Sør for perioden 2013-2015 om kartlegging, opplæring, målsetting og implementering. Prosjektet er tverretatlig forankret og ressursgruppa er tverrfaglig sammensatt med representanter fra Mælumenga barnehage: Berit Ekornrud og Rita Hansen. Gustadmoen barnehage: Mariann Moe Martinsen og Cecilie Solheim. Enger skole: Aina Østenengen Tandberg. Stalsberg skole: Trude Wichmann og Mona G Lund, Barnevern: Margunn F Aasen og Santra Kauppinen. PPT: Gunn Hege Ramberg. Skolehelsetjenesten: Mette Skikstein og Grethe Sjaamo.

Målet med BIR er:

⇒Å øke kompetansen til alle som jobber med barn, slik at alle ansatte blir i stand til å gjenkjenne signaler på at barn ikke har det bra – og vite hva man skal gjøre for å hjelpe disse barna. Vi må gå fra bekymring til handling.

For å få bedre kunnskap om kompetanse og behov hos ansatte som jobber med barn i Modum gjennomførte vi, i samarbeid med KoRus – Sør, en spørreundersøkelse høsten 2014. Denne rapporten ga oss et bilde av kompetansen og det tverrfaglige samarbeidet. En oppsummering av tilbakemeldingene fra medarbeiderne viser følgende områder som kommunen burde arbeide videre med:

1) Rutiner for: samarbeid generelt, bekymringer og bekymringsmeldinger, kartlegging av barn som bekymrer og opplæring av ansatte.

2) Kompetanseheving for alle.

3) Tverrfaglig samarbeid.

Hele handlingsveilederen finner du her (pdf)

Ny rutine for søknad om pensjon fra KLP

klp 2017.jpg

Fra 17. februar i år skal den ansatte selv søke pensjon fra KLP via Min Side på klp.no.
Før søknadene sendes KLP, vil de komme frem på Kundeside hos arbeidsgiver for gjennomgang og godkjenning. Deretter sendes de automatisk videre til KLP for behandling.

Også endringer for de som allerede mottar pensjon skal behandles gjennom den nye rutinen. Mer informasjon og lenke til innføring i den nye rutinen vil bli sendt dere i e-post, og lagt på Kundeside, uken før den går på lufta.

Målet vårt er at dette skal lette arbeidshverdagen for dere, og i tillegg gjøre det enklere for den ansatte å søke pensjon fra KLP.

Les mer om den nye rutinen på klp.no

Om ferieavvikling

Litt informasjon om avvikling av ferie
(Alle henvendelser vedrørende ferie skal først og fremst rettes til nærmeste leder)

Hvor mye ferie har ansatte krav på?
Alle arbeidstakere innenfor KS sitt område har ifølge tariffavtale rett på 5 uker ferie. Dette gjelder uansett stillingsprosent.
Som arbeidstaker kan du ikke kreve å dele opp ferien i enkeltdager uten avtale med arbeidsgiver. Dersom din vanlige arbeidstid er tre dager i den uken du tar ferie har du brukt en ferieuke og ikke tre feriedager.
Arbeidstakere som fyller 60 år i løpet av ferieåret har krav på en uke ekstra ferie. Du bestemmer selv når du tar denne ekstraferien, men du må varsle arbeidsgiver minst to uker i forveien. Feriepengene for denne uken er skattepliktig.

Hvis du begynner i ny jobb
Du har både rett og plikt til å avvikle ferie selv om du begynner i ny jobb. For å kunne kreve ferie hos ny arbeidsgiver, er forutsetningen at du ikke har avviklet full ferie hos tidligere arbeidsgiver.
For at arbeidsgiver kan kreve at du tar ferie er det en forutsetning at du har opptjent feriepenger forhenværende år hos eksisterende eller tidligere arbeidsgiver.
Arbeidstaker som tiltrer senest 30. september i ferieåret kan kreve full ferie (25 virkedager) innen utløpet av samme ferieår.
Tre ukers ferie i hovedferieperioden (1. juni - 30. september) kan bare kreves av den som tiltrer innen 15. august i ferieåret.
Tiltrer man etter 30. september, har man likevel krav på minst en uke ferie samme år.

Hvem bestemmer når arbeidstaker skal ta ut ferien?
Arbeidstaker kan kreve tre uker sammenhengende ferie i hovedferieperioden fra 1. juni til 30. september. Arbeidsgiver og arbeidstaker skal prøve å bli enige om når ferien skal tas, men oppnås ikke enighet så bestemmer arbeidsgiver. Denne styringsretten til arbeidsgiver gjelder også den øvrige restferien.

Kan arbeidsgiver betale ut ferien?
Det er ikke tillatt å betale ut ferien, med mindre den ansatte slutter i virksomheten(Modum kommune).

Sykdom i ferien
Arbeidstakere som godgjør ved legeattest at vedkommende under ferie har vært arbeidsufør i minst 1 virkedag (virkedager= mandag – lørdag), får tilsvarende ferie erstattet.
Undervisningspersonalet får erstattet ferie ved sykdom fra første virkedag.

Rett og plikt til å avvikle ferie
Arbeidstaker har rett og plikt til å avvikle full ferie, dette gjelder også når du skifter arbeidsgiver. Arbeidsgiver er pliktig å sørge for at arbeidstaker avvikler full ferie.
Arbeidstaker kan likevel nekte å ta ferie hvis feriepengene opptjent hos nåværende og/eller tidligere arbeidsgiver ikke dekker lønnsbortfallet under ferien. Du kan imidlertid ikke nekte å ta ferie hvis virksomhet stanser driften helt eller delvis i forbindelse med ferieavvikling (for eksempel under fellesferien).
Det er lovstridig om arbeidsgiver ikke sørger for at arbeidstaker tar ferie, og kan medføre erstatningsplikt.

Overføring av ferie
All lovbestemt ferie som ikke er avviklet i løpet av ferieåret skal overføres til påfølgende ferieår. Dette gjelder også i de tilfeller der arbeidstaker for eksempel har vært syk over flere år og har mye ferie til gode.
Ferien må tas ut i feriedager, ikke penger. Det er ikke lov å få utbetalt feriepenger for ferie som ikke er avviklet eller overført til påfølgende ferieår. Dette gjelder også i de tilfeller det er tale om overføring grunnet arbeidsuførhet eller foreldrepermisjon.
Arbeidsgiver har et ansvar for at arbeidstakerne tar ut all ferie i løpet av ferieåret. Arbeidstaker har også medvirkningsplikt til avviklingen av ferien.
Eneste mulighet å få ut feriepengene for eventuell ferie som ikke er avviklet er hvis arbeidsforholdet opphører i følge ferieloven § 11 tredje ledd.

Ferie under fødsels- og omsorgspermisjon
Arbeidstaker har rett, men ikke plikt, til å avvikle lovbestemt ferie i løpet av permisjonstid hvor det ytes fødselspenger eller adopsjonspenger. Permisjonen vil da forskyves tilsvarende den perioden en har ferie.
Arbeidstaker bestemmer selv når ferien skal avvikles i ferieåret. Ferie som ikke blir avviklet innenfor ferieåret overføres til neste år.


Arbeidstakere som ikke skal avvikle full ferie må fylle ut søknad om dette og levere nærmeste leder som oversender dette til lønningsavdelingen.

For mer utfyllende informasjon:

www.arbeidstilsynet.no

www.lovdata.no 

Mvh Lønningskontoret

Digital sykemelding

Modum kommune er med i et pilotprosjekt og starter opp med digital sykemelding fra 1. oktober 2017.

Vi oppfordrer flest mulig til å levere sykemelding digitalt, men det er fremdeles mulig å levere sykemeldingen på papir til nærmeste leder.
Uansett må du kontakt med nærmeste leder for å informere om sykemeldingen.

Trenger du bistand i forbindelse med digital sykemelding ta kontakt med lønningskontoret på lonn@modum.kommune.no eller på
Tlf. 911 43 132 – mellom kl. 10-14 mandag til fredag

Hvordan skal du som ansatt forholde deg til digital sykemelding:

Om søknad om sykepenger: