Bruk telefonsystemet TRIO på rett måte

Informasjon til ansatte telefonkatalogen og TRIO koder

Vår telefonkatalog på nett er blitt oppgradert, og du finner den nå som et ikon på skrivebordet når du logger deg inn på "Midtfylke 2013".
Bruk ditt "kort-navn" både som brukernavn og passord.
Går man på "utforsker" kan man få opp alle ansatte og telefonnummer etats- og avdelingsvis, eller man kan bruke andre funksjoner for å søke opp navn.

  • Servicetorget bruker et elektronisk telefonstøttesystem, TRIO. Telefonsystemet har kobling mot Outlook kalender, slik at vi i servicetorget kan gi innringere/publikum relevant og oppdatert informasjon om fravær og tilbakekomsttid. Eventuelle beskjeder mottatt i Servicetorget blir sendt på mail og/eller SMS fra TRIO.
  • Servicetorget bruker TRIO sentralbord, men ansatte henter telefonopplysninger fra telefonkatalogen på nett. Alle ansatte har tilgang til telefonkatalogen på nett og får tilgang til alle opplysninger som vi i Servicetorget har lagt inn i TRIO.
    Problemer? Ta kontakt med Servicetorget. Telefonkatalogen har eget ikon på midtfylket.
  • Det er viktig at alle ansatte gir Servicetorget lesetilgang til egen kalender:

Gå inn på Outlook kalender og åpne lesetilgang under kalendertillatelser.

Hvordan melde fravær:

Forskjellen mellom : og ; etter fraværskoden i Outlook kalender er:

: telefon stenges

; telefon ringer

Dere bør skrive mer informasjon i emnefeltet, men informasjonen må skrives etter TRIO kode og : eller ;

Dette kan være viktig informasjon til Servicetorget vedr. type møte, innhold og lignende. Bruk deretter kalender som vanlig med start og slutt for møte og annen informasjon som dere velger selv.

Et eksempel:

TJR:Er på tjenestereise til Oslo. Vedr. Valg 2019. Er tilgjengelig på mobil.

Dette betyr:

Her stenges fasttelefon. Servicetorget og andre brukere av telefonkatalogen får god informasjon. Dersom telefon ikke skal stenges så bruker du ; etter kode.

Noen ganger er det ikke relevant å skrive hva fravær gjelder. Bruk da kun kode og sett fravær så lenge det er nødvendig.

Hvilket telefonnummer stenges?

Det er fast telefon som eventuelt stenges.

Mobil skal settes på lydløs/slå av – dette bestemmer dere selv. Koding skal brukes men dere må selv «styre» mobil. Telefonnumre som deles av flere – bruk koder, men telefon stenges ikke. Et eks. er mottak Barnevern.

Fraværskoder:

Gå inn i kalender.  Klikk på ikon for ny avtale. I feltet for Emne skrives aktuell fraværskode  med STORE BOKSTAVER med kolon eller semikolon etter fraværskoden.        

Standard kodeoversikt er:

LUN =         LUNSJ

GFD =         GÅTT FOR DAGEN

TJE  =         TJENESTE OPPDRAG

MØT=          MØTE

TJR =          TJENESTEREISE

DEL =         DELTID

FER =          FERIE

PER =          PERMISJON

UTE =         UTE

SYK =          SYK

ANN =         ANNET

Spørsmål?  Kontakt Servicetorget på 32 78 93 00.

For endringer i kontaktopplysninger, bruk dette skjema